El mismo motor de IA que lleva su prospección lleva también su back office. Lee todos los buzones, entiende cada documento, mantiene al día sus fichas de clientes y proveedores, emite las facturas cuando toca y casa cada línea del extracto bancario con la factura correcta — y cada envío y cada baja contable siguen pasando por una persona.
El trabajo financiero empieza cazando documentos. Esa parte deja de ser trabajo.
Los buzones de la empresa se rastrean de principio a fin y la IA clasifica cada documento que llega: facturas, facturas electrónicas, recibos, recordatorios de pago, extractos y notas de crédito, entre otros, con una lista de tipos abierta y no cerrada. Nada se pierde por haber caído en la carpeta equivocada.
La contraparte se lee en la propia factura, así que una factura que le reenvía un compañero se archiva bajo la empresa que la emitió, y no bajo la persona que pulsó reenviar.
Un solo mensaje con treinta y seis PDF se convierte en treinta y seis registros independientes, cada uno con su número, su importe y su vencimiento, en lugar de un adjunto que nadie vuelve a abrir.
Las facturas fotografiadas y escaneadas se leen visualmente, y los documentos pueden importarse de fuentes externas como Gmail o el LinkedIn Admin Center con un solo clic.
Los archivos corruptos o descargados a medias se detectan en lugar de archivarse, y todo lo que el sistema no ha podido verificar lleva una etiqueta visible de "sin verificar" en vez de colarse en sus números sin avisar.
Nadie vuelve a teclear una ficha de cliente. El archivo ya contiene una.
Contactos, histórico de facturas y documentos se reúnen desde el archivo de correo en una única ficha por empresa, y los NDA y los contratos se localizan y se adjuntan solos.
Frecuencia de facturación, condiciones de pago, importe recurrente, divisa y lista de destinatarios se deducen del histórico real, y cualquier valor deducido puede corregirse a mano.
La misma empresa escrita de cuatro formas distintas se reconoce por el dominio, por los nombres casi idénticos y por las formas jurídicas — A.Ş. y Anonim Şirketi, d.o.o. y GmbH — y se fusiona en un único registro.
De qué lado de la relación está cada empresa se deduce del sentido de las facturas, no de un campo que alguien tiene que acordarse de marcar.
De la frecuencia pactada al PDF terminado, con una persona en el botón de enviar.
La frecuencia de cada cliente genera un calendario a seis meses vista: a quién se factura y cuándo, y si cada factura está lista o sigue en espera.
La factura se genera sobre su plantilla real, con la tabla de IVA, las cláusulas de la ZDDV-1, sus datos bancarios, la firma y el sello ya puestos.
Cada factura se previsualiza antes de enviarse, y el envío es siempre una confirmación manual, con reglas fijas de CC para que invoice@ y la dirección queden en copia todas las veces.
La conciliación de fin de mes que se lleva un día entero se convierte en revisar las excepciones.
Los extractos bancarios y de tarjeta llegan en PDF o CSV, y cada línea se compara con las facturas del sistema por número, importe, divisa — salvando el tipo de cambio —, fecha y nombre del proveedor.
Un documento solo puede saldarse una vez. Las coincidencias seguras se aplican primero y todo lo que no llega a serlo se marca como "probable" en lugar de presentarse como un hecho.
A una línea sin casar se le puede adjuntar un documento, marcarla como sin factura o deshacer la operación: tres botones en lugar de una hoja de cálculo.
Descargue las facturas que hay detrás de las líneas seleccionadas en un ZIP renombrado según esas líneas, y el extracto completo como un Excel con código de colores.
Pagada, parcial, pendiente y vencida se controlan factura a factura, y la cadena de factura, pago y abono aparece en la ficha del cliente como debe, haber y saldo.
Reserve una demo de 30 minutos. La ejecutamos sobre un buzón real suyo y le enseñamos los documentos que encuentra, clasifica y concilia.
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