Lo stesso motore AI che porta avanti i suoi contatti commerciali manda avanti anche la sua amministrazione. Legge ogni casella di posta, comprende ogni documento, tiene aggiornate le anagrafiche di clienti e fornitori, emette le fatture secondo il calendario concordato e abbina le righe dell'estratto conto alla fattura giusta — con ogni invio e ogni stralcio che passano comunque da una persona.
Il lavoro amministrativo comincia sempre dalla caccia ai documenti. Questa parte smette di essere lavoro.
Le caselle aziendali vengono analizzate da cima a fondo e ogni documento in arrivo viene classificato dall'AI — tra gli altri fatture, fatture elettroniche, ricevute, solleciti, estratti conto e note di credito, con un elenco di tipi aperto e non prefissato. Nulla sfugge solo perché è finito nella cartella sbagliata.
La controparte viene letta dalla fattura stessa: così una fattura inoltrata da un collega resta archiviata sotto l'azienda che l'ha emessa, non sotto chi ha premuto «inoltra».
Un singolo messaggio con trentasei PDF diventa trentasei registrazioni distinte, ciascuna con il proprio numero, importo e scadenza, invece di un allegato che nessuno riaprirà mai.
Le fatture fotografate e scansionate vengono lette visivamente, e i documenti possono essere importati da fonti esterne come Gmail o il LinkedIn Admin Center con un solo clic.
I file scaricati a metà o corrotti vengono intercettati anziché archiviati, e tutto ciò che il sistema non ha potuto verificare porta un'etichetta visibile «non verificato» invece di entrare in silenzio nei suoi numeri.
Nessuno digita più una scheda cliente. L'archivio ne contiene già una.
Contatti, storico delle fatture e documenti vengono raccolti dall'archivio di posta in un'unica scheda per azienda — NDA e contratti vengono individuati e allegati da soli.
Frequenza di fatturazione, termini di pagamento, importo ricorrente, valuta ed elenco dei destinatari vengono dedotti dallo storico reale, e ogni valore ricavato può essere corretto a mano.
La stessa azienda scritta in quattro modi diversi viene riconosciuta tra dominio, nomi quasi identici e forme giuridiche — A.Ş. e Anonim Şirketi, d.o.o. e GmbH — e unita in un'unica anagrafica.
Da che parte del rapporto si trovi un'azienda si deduce dalla direzione delle fatture, non da un campo che qualcuno deve ricordarsi di impostare.
Dalla frequenza concordata al PDF finito — con una persona sul pulsante di invio.
La frequenza di ogni cliente genera un calendario a sei mesi: chi va fatturato e quando, e se ciascuna posizione è pronta oppure ancora in attesa.
La fattura viene generata sul suo modello reale, con la tabella IVA, le clausole ZDDV-1, le sue coordinate bancarie, la firma e il timbro già al loro posto.
Ogni fattura passa dall'anteprima prima di partire, e l'invio è sempre una conferma manuale — con regole CC fisse, così che invoice@ e la direzione risultino in copia ogni volta.
La riconciliazione di fine mese che divora una giornata diventa una revisione delle sole eccezioni.
Estratti conto bancari e di carta arrivano in PDF o CSV, e ogni riga viene confrontata con le fatture presenti a sistema per numero, importo, valuta — cambi inclusi — data e ragione sociale.
Un documento può essere saldato una volta sola. Gli abbinamenti certi vengono applicati per primi e tutto ciò che certo non è viene etichettato come «probabile», non spacciato per un dato di fatto.
A una riga senza abbinamento si può allegare un documento, la si può segnalare come priva di fattura oppure annullare — tre pulsanti al posto di un foglio di calcolo.
Scarichi le fatture dietro le righe selezionate come ZIP rinominato in base alle righe dell'estratto conto, e l'estratto completo come file Excel con codice colore.
Pagato, parziale, non pagato e scaduto sono tracciati per singola fattura, e la catena fattura-pagamento-rimborso compare sulla scheda cliente come dare, avere e saldo.
Prenoti una demo di 30 minuti. La eseguiamo su una sua casella reale e le mostriamo i documenti che trova, classifica e abbina.
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