Dieselbe KI-Engine, die Ihre Ansprache steuert, übernimmt auch Ihr Backoffice. Sie liest jedes Postfach, versteht jedes Dokument, hält Ihre Kunden- und Lieferantendaten aktuell, stellt Rechnungen termingerecht aus und ordnet jede Position des Kontoauszugs der richtigen Rechnung zu. Trotzdem geht jeder Versand und jede Ausbuchung weiterhin über einen Menschen.
Die KI-Rechnungs- & Finanzautomatisierung von META CRM Bot führt Ihr Finanz-Backoffice direkt aus den Firmenpostfächern. Sie klassifiziert jedes eingehende Dokument, erkennt den Lieferanten an der Rechnung selbst, legt Kunden- und Lieferantendatensätze an, plant ausgehende Rechnungen sechs Monate im Voraus, erstellt sie auf Ihrer eigenen Vorlage und ordnet Kontoauszugspositionen der richtigen Rechnung zu. Jede Rechnung wird erst nach manueller Bestätigung versendet.
Finanzarbeit beginnt mit der Suche nach Dokumenten. Dieser Teil hört auf, Arbeit zu sein.
Die Firmenpostfächer werden lückenlos durchsucht, und jedes eingehende Dokument wird von der KI eingeordnet: Rechnungen, E-Rechnungen, Belege, Mahnungen, Kontoauszüge und Gutschriften gehören dazu, und die Liste der Dokumenttypen ist nicht fest verdrahtet. Nichts geht verloren, nur weil es im falschen Ordner gelandet ist.
Der Geschäftspartner wird aus der Rechnung selbst ausgelesen. Eine von Kollegen weitergeleitete Rechnung liegt deshalb bei dem Unternehmen, das sie gestellt hat, und nicht bei der Person, die auf Weiterleiten geklickt hat.
Aus einer einzigen Nachricht mit sechsunddreißig PDFs werden sechsunddreißig eigenständige Datensätze, jeder mit eigener Nummer, eigenem Betrag und eigenem Fälligkeitsdatum.
Fotografierte und eingescannte Rechnungen werden visuell ausgelesen, und Dokumente lassen sich mit einem einzigen Klick aus externen Quellen wie Gmail oder dem LinkedIn Admin Center übernehmen.
Halb heruntergeladene und beschädigte Dateien werden abgefangen statt abgelegt, und alles, was das System nicht verifizieren konnte, trägt sichtbar den Hinweis „nicht verifiziert“ und fließt nicht still in Ihre Zahlen ein.
Niemand tippt je wieder eine Kundenkarte. Das Archiv enthält sie längst.
Kontakte, Rechnungshistorie und Dokumente werden aus dem Mailarchiv zu einer Karte pro Unternehmen zusammengeführt. NDAs und Verträge findet und hängt das System von allein an.
Rechnungsrhythmus, Zahlungsziel, wiederkehrender Betrag, Währung und Empfängerliste werden aus der tatsächlichen Historie abgeleitet, und jeder abgeleitete Wert lässt sich von Hand korrigieren.
Dasselbe Unternehmen in vier Schreibweisen wird über Domain, fast identische Namen und Rechtsformzusätze hinweg erkannt (A.Ş. und Anonim Şirketi, d.o.o. und družba z omejeno odgovornostjo) und zu einem einzigen Datensatz verschmolzen.
Auf welcher Seite der Beziehung ein Unternehmen steht, ergibt sich aus der Richtung der Rechnungen, nicht aus einem Feld, an dessen Pflege jemand denken muss.
Vom vereinbarten Rhythmus bis zum fertigen PDF, mit einem Menschen auf dem Senden-Knopf.
Aus dem Rhythmus jedes Kunden entsteht ein Plan für sechs Monate im Voraus: wer wann abgerechnet wird und ob die Rechnung bereit ist oder noch wartet.
Die Rechnung entsteht auf Ihrer echten Vorlage: MwSt.-Tabelle, ZDDV-1-Klauseln, Bankverbindung, Unterschrift und Stempel sind bereits an Ort und Stelle.
Jede Rechnung wird vor dem Versand angezeigt, und der Versand ist immer eine manuelle Bestätigung, mit festen CC-Regeln, damit invoice@ und die Geschäftsführung jedes Mal im Verteiler stehen.
Aus dem Monatsabschluss, der einen ganzen Tag frisst, wird eine Durchsicht der Ausnahmen.
Bank- und Kartenauszüge kommen als PDF oder CSV herein, und jede Position wird gegen die Rechnungen im System abgeglichen: Nummer, Betrag, Währung (inklusive Umrechnungskurs), Datum und Name des Geschäftspartners.
Ein Dokument kann nur einmal ausgeglichen werden. Sichere Treffer werden zuerst gebucht, und alles, was weniger als sicher ist, heißt „wahrscheinlich“ und wird nicht als Tatsache verkauft.
Zu einer offenen Position lässt sich ein Dokument anhängen, sie als Position ohne Rechnung markieren oder die Zuordnung zurücknehmen. Dafür reichen drei Schaltflächen.
Laden Sie die Rechnungen hinter ausgewählten Positionen als ZIP herunter, benannt nach den Auszugspositionen, und den kompletten Auszug als farblich markierte Excel-Datei.
Bezahlt, teilweise bezahlt, offen und überfällig werden je Rechnung geführt, und die Kette aus Rechnung, Zahlung und Erstattung erscheint auf der Kundenkarte als Soll, Haben und Saldo.
Buchen Sie eine 30-minütige Demo. Wir lassen es auf ein echtes Postfach von Ihnen laufen und zeigen Ihnen die Dokumente, die es findet, einordnet und zuordnet.
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