Dezelfde AI-motor die uw outreach draait, draait ook uw backoffice. Hij leest elke mailbox, begrijpt elk document, houdt uw klant- en leveranciersgegevens actueel, verstuurt facturen volgens schema en koppelt bankregels aan de juiste factuur. Elke verzending en elke afboeking gaat nog altijd langs een mens.
AI-factuur- & financiële automatisering van META CRM Bot voert uw financiële backoffice vanuit de mailboxen van het bedrijf. Het classificeert elk binnenkomend document, herkent de leverancier aan de factuur zelf, bouwt klant- en leveranciersrecords op, plant uitgaande facturen zes maanden vooruit, maakt ze aan op uw eigen sjabloon en koppelt bankafschriftregels aan de juiste factuur. Elke factuur wordt pas verstuurd na een handmatige bevestiging.
Financieel werk begint met het opjagen van documenten. Dat deel is voortaan geen werk meer.
De mailboxen van uw bedrijf worden van voor tot achter doorzocht en elk binnenkomend document wordt door de AI geclassificeerd: facturen, e-facturen, bonnen, aanmaningen, afschriften en creditnota’s horen daarbij, en die lijst met types ligt niet vast. Niets glipt er nog doorheen omdat het in de verkeerde map belandde.
De tegenpartij wordt uit de factuur zelf gelezen, dus een rekening die een collega doorstuurt komt nog steeds te staan onder het bedrijf dat haar uitschreef, ook al drukte iemand anders op doorsturen.
Eén bericht met zesendertig PDF-bestanden wordt zesendertig losse records, elk met een eigen nummer, bedrag en vervaldatum, in plaats van één bijlage die niemand ooit nog opent.
Gefotografeerde en gescande facturen worden visueel gelezen, en documenten haalt u met één klik binnen uit externe bronnen zoals Gmail of het LinkedIn Admin Center.
Half gedownloade en beschadigde bestanden worden onderschept in plaats van ingeboekt, en alles wat het systeem niet kon verifiëren draagt een zichtbaar label "niet geverifieerd" en belandt niet stilletjes in uw cijfers.
Niemand tikt nog een klantkaart in. Het archief bevat er al een.
Contactpersonen, factuurhistorie en documenten worden uit het mailarchief verzameld tot één kaart per bedrijf. NDA’s en contracten worden vanzelf gevonden en eraan gehangen.
Factuurfrequentie, betalingstermijn, terugkerend bedrag, valuta en ontvangerslijst worden uit de werkelijke historie afgeleid, en elke afgeleide waarde kunt u met de hand corrigeren.
Hetzelfde bedrijf op vier manieren geschreven wordt herkend aan domein, bijna identieke namen en rechtsvormen (A.Ş. en Anonim Şirketi, d.o.o. en družba z omejeno odgovornostjo) en samengevoegd tot één record.
Aan welke kant van de relatie een bedrijf staat, blijkt uit de richting van de facturen. Niemand hoeft daarvoor een veld aan te vinken.
Van de afgesproken frequentie tot een afgeronde PDF, met een mens op de verzendknop.
De frequentie van elke klant levert een planning van zes maanden vooruit op: wie wanneer gefactureerd wordt, en of die factuur klaarstaat of nog wacht.
De factuur wordt op uw eigen sjabloon gegenereerd, met de btw-tabel, de ZDDV-1-clausules, uw bankgegevens, de handtekening en de stempel al op hun plaats.
Elke factuur krijgt eerst een voorbeeldweergave, en verzenden is altijd een handmatige bevestiging, met vaste CC-regels, zodat invoice@ en de directie elke keer in de kopie staan.
De maandafsluiting die een hele dag opslokt, wordt een controle van de uitzonderingen.
Bank- en creditcardafschriften komen binnen als PDF of CSV, en elke regel wordt tegen de facturen in het systeem gelegd op nummer, bedrag, valuta (inclusief wisselkoersen), datum en naam van de leverancier.
Een document kan maar één keer worden afgeboekt. Zekere koppelingen gaan als eerste door en alles wat minder dan zeker is, krijgt het label "waarschijnlijk" en wordt niet als feit gepresenteerd.
Bij een regel zonder koppeling voegt u een document toe, geeft u aan dat er geen factuur is, of draait u de koppeling terug, met drie knoppen en zonder spreadsheet.
Download de facturen achter de geselecteerde regels als ZIP, hernoemd naar de afschriftregels, en het volledige afschrift als Excel-bestand met kleurcodering.
Betaald, deels betaald, onbetaald en te laat worden per factuur bijgehouden, en de keten van factuur, betaling en terugbetaling verschijnt op de klantkaart als debet, credit en saldo.
Boek een demo van 30 minuten. Wij laten het los op een echte mailbox van u en tonen u de documenten die het vindt, classificeert en koppelt.
Mijn demo boekenVertel ons over uw salesteam en uw doelmarkten. Wij reageren binnen één werkdag, meestal veel sneller.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Ljubljana, Slovenië
🏛️ Technisch kantoor · Wenen, Oostenrijk
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Partnernetwerk in Turkije, Saoedi-Arabië, Pakistan, Brazilië, VS, Canada, VK, Frankrijk, Kroatië, Servië, Zuid-Korea, Indonesië, Mexico & meer
💬 Of stel uw vraag gewoon aan de chatassistent in de hoek →