Ten sam silnik AI, który prowadzi Państwa outreach, obsługuje też zaplecze finansowe. Czyta każdą skrzynkę, rozumie każdy dokument, utrzymuje w aktualności kartoteki klientów i dostawców, wystawia faktury zgodnie z harmonogramem i dopasowuje pozycje z wyciągu bankowego do właściwej faktury. Każda wysyłka i każdy odpis nadal wymagają potwierdzenia przez człowieka.
Automatyzacja faktur i finansów AI w platformie META CRM Bot prowadzi finansowy back office firmy bezpośrednio z jej skrzynek pocztowych. Klasyfikuje każdy przychodzący dokument, rozpoznaje dostawcę na podstawie samej faktury, tworzy rekordy klientów i dostawców, planuje faktury wychodzące na sześć miesięcy naprzód, generuje je na własnym szablonie firmy i dopasowuje pozycje wyciągu bankowego do właściwych faktur. Żadna faktura nie zostaje wysłana bez ręcznego potwierdzenia.
Praca w finansach zaczyna się od polowania na dokumenty. Ta część przestaje być pracą.
Firmowe skrzynki są przeszukiwane od początku do końca, a każdy przychodzący dokument klasyfikuje AI: faktury, e-faktury, rachunki, monity, wyciągi i korekty. Lista typów pozostaje otwarta. Nic nie ginie tylko dlatego, że trafiło do niewłaściwego folderu.
Kontrahent jest odczytywany z samej faktury, więc rachunek przesłany dalej przez kogoś z zespołu i tak trafia pod firmę, która go wystawiła, a nie pod osobę, która nacisnęła „przekaż dalej”.
Pojedyncza wiadomość z trzydziestoma sześcioma plikami PDF zamienia się w trzydzieści sześć osobnych rekordów, każdy z własnym numerem, kwotą i terminem płatności.
Sfotografowane i zeskanowane faktury są odczytywane wizualnie, a dokumenty można zaciągnąć jednym kliknięciem ze źródeł zewnętrznych, takich jak Gmail czy LinkedIn Admin Center.
Pliki pobrane w połowie i uszkodzone są wychwytywane, a nie księgowane, a wszystko, czego system nie zdołał zweryfikować, dostaje widoczną etykietę „niezweryfikowane” i nie wchodzi po cichu do Państwa liczb.
Nikt nie wpisuje już kartoteki klienta ręcznie. Archiwum od dawna ją zawiera.
Kontakty, historia faktur i dokumenty są zbierane z archiwum poczty w jedną kartotekę na firmę. Umowy i NDA system odnajduje i dołącza samodzielnie.
Częstotliwość fakturowania, terminy płatności, kwota cykliczna, waluta i lista odbiorców wynikają z rzeczywistej historii, a każdą wyliczoną wartość można poprawić ręcznie.
Ta sama firma zapisana na cztery sposoby zostaje rozpoznana po domenie, niemal identycznych nazwach i formach prawnych (A.Ş. i Anonim Şirketi, d.o.o. i družba z omejeno odgovornostjo), a następnie scalona w jeden rekord.
To, po której stronie relacji stoi dana firma, wynika z kierunku faktur, a nie z pola, o którego ustawieniu ktoś musi pamiętać.
Od uzgodnionej częstotliwości do gotowego PDF, z człowiekiem na przycisku wysyłki.
Częstotliwość ustalona z każdym klientem tworzy harmonogram na sześć miesięcy do przodu: kto i kiedy dostaje fakturę oraz czy jest już gotowa, czy wciąż czeka.
Faktura powstaje na Państwa prawdziwym szablonie, z tabelą VAT, klauzulami ZDDV-1, danymi bankowymi, podpisem i pieczątką już na swoim miejscu.
Każdą fakturę widać w podglądzie przed wysyłką, a sama wysyłka to zawsze ręczne potwierdzenie, ze stałymi regułami DW, dzięki którym invoice@ i zarząd za każdym razem są w dokumentacji.
Rozliczenie na koniec miesiąca, które zjada cały dzień, zamienia się w przegląd wyjątków.
Wyciągi bankowe i karciane wchodzą jako PDF lub CSV, a każda pozycja jest zestawiana z fakturami w systemie po numerze, kwocie, walucie (z przeliczeniem kursu), dacie i nazwie kontrahenta.
Dokument może zostać rozliczony tylko raz. Najpierw stosowane są dopasowania pewne, a wszystko poniżej pewności dostaje etykietę „prawdopodobne” i nie jest podawane jako fakt.
Do niedopasowanej pozycji można dołączyć dokument, oznaczyć ją jako pozycję bez faktury albo cofnąć operację. Wystarczą trzy przyciski, bez arkusza kalkulacyjnego.
Faktury stojące za wybranymi pozycjami można pobrać jako ZIP z nazwami plików według pozycji wyciągu, a cały wyciąg jako plik Excel z kolorowym oznaczeniem.
Opłacone, częściowo opłacone, nieopłacone i przeterminowane są śledzone przy każdej fakturze, a łańcuch faktury, płatności i zwrotu widać na kartotece klienta jako Winien, Ma i saldo.
Prosimy umówić 30-minutowe demo. Uruchamiamy je na Państwa prawdziwej skrzynce i pokazujemy dokumenty, które system znajduje, klasyfikuje i dopasowuje.
Umawiam demoProsimy opowiedzieć o swoim zespole sprzedaży i rynkach docelowych. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego, zwykle znacznie szybciej.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Lublana, Słowenia
🏛️ Biuro techniczne · Wiedeń, Austria
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Sieć partnerska w Turcji, Arabii Saudyjskiej, Pakistanie, Brazylii, USA, Kanadzie, Wielkiej Brytanii, Francji, Chorwacji, Serbii, Korei Południowej, Indonezji, Meksyku i nie tylko
💬 Albo wystarczy zapytać asystenta czatu w rogu →