Faktura przesłana dalej przez asystentkę to wciąż faktura od dostawcy. Archiwizowanie według tego, kto wysłał maila, to sposób, w jaki skrzynki działu finansów zaczynają się mylić.
· 2 min czytania
Większość automatyzacji skrzynek archiwizuje dokument według adresu, z którego przyszedł. Działa to do chwili, gdy fakturę przekaże asystentka, wyśle ją biuro rachunkowe w imieniu dostawcy albo przyjdzie z prywatnego adresu, bo portal nie działał. Czyli działa do momentu, w którym ma to znaczenie. Kontrahent to fakt wydrukowany na dokumencie. Więc stamtąd jest odczytywany.
Firmowe skrzynki są skanowane od początku do końca, a każdy przychodzący dokument jest klasyfikowany według otwartego zbioru typów, a nie stałej listy, więc dokument, którego nikt nie przewidział, nie ląduje po cichu w najbliższej kategorii. Kontrahent jest następnie identyfikowany z samego dokumentu. Jeden e-mail z kilkoma fakturami jest dzielony na osobne rekordy, bo to było kilka faktur.
Zdjęcie papierowej faktury zrobione telefonem to wciąż faktura. Krzywy skan także. Oba są odczytywane i nie stają się wyjątkiem, który po cichu odsyła całą kategorię dokumentów do ręcznego wprowadzania. Przez takie wyjątki projekt automatyzacji zwykle obejmuje mniejszą część pracy, niż planowano.
Nie musisz wpisywać listy kontrahentów: karty są wyprowadzane z archiwum poczty, które już masz, a warunki umów są wnioskowane z historii. Duplikaty są scalane ponad domenami i formami prawnymi, więc jedna firma to jeden rekord, a nie trzy. Ta sama spółka fakturująca z dwóch domen pod dwiema pisowniami swojej formy prawnej to wciąż jedna spółka.
Faktury wychodzące są planowane z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem i generowane na twoim własnym szablonie, z tabelą VAT i danymi bankowymi na miejscu. Pozycje wyciągów bankowych i kartowych są uzgadniane z fakturami na zasadzie „jeden dokument, jedna płatność”, więc jedna płatność nie może po cichu rozliczyć dwóch faktur. Wysyłka zawsze wymaga ręcznego potwierdzenia. Czytanie, archiwizacja i dopasowanie są zautomatyzowane, samo fakturowanie klienta nie.
Więcej o tym produkcie: Automatyzacja faktur i finansów AI
← Wróć do blogaNa demo czytamy prawdziwą skrzynkę działu finansów i pokazujemy, co sklasyfikował, jakiego kontrahenta znalazł na każdym dokumencie i co dopasował do pozycji bankowych.
Umawiam demoProgram partnerski, który płaci od subskrypcji, a nie od podpisu — i zostawia relację z klientem partnerowi.
2 min czytaniaE-mail, potem LinkedIn, potem WhatsApp — jedna osoba, jedna oś czasu, a pozytywna odpowiedź w dowolnym kanale umawia to samo spotkanie.
2 min czytaniaProsimy opowiedzieć o swoim zespole sprzedaży i rynkach docelowych. Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego, zwykle znacznie szybciej.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Lublana, Słowenia
🏛️ Biuro techniczne · Wiedeń, Austria
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Sieć partnerska w Turcji, Arabii Saudyjskiej, Pakistanie, Brazylii, USA, Kanadzie, Wielkiej Brytanii, Francji, Chorwacji, Serbii, Korei Południowej, Indonezji, Meksyku i nie tylko
💬 Albo wystarczy zapytać asystenta czatu w rogu →