Una factura reenviada por un asistente sigue siendo del proveedor. Archivarla por quién mandó el correo es como acaban torcidos los buzones de administración.
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La mayoría de las automatizaciones de buzón archivan un documento por la dirección desde la que llegó. Funciona hasta que una factura la reenvía un asistente, la manda una asesoría en nombre del proveedor o sale de una dirección personal porque el portal estaba caído; es decir, funciona hasta que importa. La contraparte es un dato impreso en el documento. Así que es de ahí de donde se lee.
Los buzones de la empresa se analizan de principio a fin y cada documento que llega se clasifica contra un conjunto abierto de tipos, para que un documento que nadie previó no caiga en silencio en el cajón más parecido. Después se identifica a la contraparte a partir del propio documento. Un correo con varias facturas se separa en registros distintos, porque eran varias facturas.
La foto de móvil de una factura en papel sigue siendo una factura. Un escaneo torcido también. Ambas se leen. Si no, serían la excepción que devuelve discretamente toda una categoría de documentos a la introducción manual, que suele ser la forma en que un proyecto de automatización acaba cubriendo una parte del trabajo menor de la prevista.
No tienes que teclear un listado de contrapartes: las fichas se derivan del archivo de correo que ya tienes, con las condiciones acordadas inferidas del historial. Los duplicados se fusionan entre dominios y formas jurídicas, de modo que una empresa sea un registro y no tres: la misma firma facturando desde dos dominios con dos grafías de su forma jurídica sigue siendo una sola firma.
Las facturas de salida se planifican con seis meses de antelación y se generan sobre tu propia plantilla, con la tabla de IVA y los datos bancarios puestos. Las líneas de extracto bancario y de tarjeta se concilian contra facturas con la regla de un documento por pago, para que un único cobro no pueda saldar dos facturas en silencio. El envío pasa siempre por una confirmación manual: la lectura, el archivo y la conciliación están automatizados, facturar a un cliente no.
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