アシスタントが転送した請求書も、仕入先からの請求書です。メールの送り主で整理することが、経理の受信箱が狂い始める原因です。
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多くのメールボックス自動化は、届いたアドレスで書類を整理します。それが通用するのは、請求書がアシスタントに転送されたり、仕入先に代わって会計事務所から送られたり、ポータルが止まっていたので個人アドレスから届いたりするまでです。つまり、肝心なときまでしか通用しません。取引先は書類に印刷された事実です。だから、そこから読み取ります。
会社のメールボックスは端から端までスキャンされ、届いた書類はすべて、固定されない開かれた種類の集合に対して分類されるので、誰も想定していなかった書類が一番近い箱に黙って入ることはありません。取引先はその後、書類そのものから特定されます。複数の請求書を含む一通のメールは別々の記録に分割されます。複数の請求書だったからです。
紙の請求書をスマートフォンで撮った写真も請求書です。斜めになったスキャンも同じです。どちらも読み取られ、ある種類の書類を丸ごと手入力に戻してしまう例外にはなりません。自動化プロジェクトが計画より小さな範囲しかカバーしなくなるのは、たいていそこからです。
取引先リストを入力する必要はありません。カードはすでにお持ちのメールアーカイブから導き出され、取引条件は履歴から推定されます。重複はドメインや法人格の表記をまたいで統合されるので、一つの会社は一つの記録になります。二つのドメインから、法人格の二通りの表記で請求してくる同じ会社は、やはり一つの会社です。
発行する請求書は6か月先まで計画され、あなた自身のテンプレートで、税率表と銀行情報を入れて作成されます。銀行明細やカード明細の行は、一書類一支払いの原則で請求書と照合されるので、一回の支払いが黙って二枚の請求書を消し込むことはありません。送付は常に手動の確認です。読み取り、整理、照合は自動化されていますが、顧客に請求する行為そのものはそうではありません。
この製品について詳しく: AI請求書・経理自動化
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