الفاتورة التي تعيد توجيهها مساعدة تبقى فاتورة من المورّد. أرشفتها بحسب من أرسل البريد هي بداية فوضى صناديق بريد المالية.
· 2 دقيقة للقراءة
تؤرشف معظم أنظمة أتمتة البريد المستند بحسب العنوان الذي وصل منه. وهذا ينجح إلى أن تُعاد توجيه فاتورة من مساعدة، أو يرسلها مكتب محاسبة نيابة عن المورّد، أو تأتي من عنوان شخصي لأن البوابة كانت معطلة، أي أنه ينجح إلى أن يصبح الأمر مهماً. الطرف المقابل حقيقة مطبوعة على المستند. ولذلك يُقرأ من هناك.
تُفحص صناديق بريد الشركة من أولها إلى آخرها، ويُصنّف كل مستند وارد وفق مجموعة مفتوحة من الأنواع لا وفق قائمة ثابتة، فلا ينتهي مستند لم يتوقعه أحد بصمت في أقرب خانة. ثم يُحدَّد الطرف المقابل من المستند نفسه. وتُقسم الرسالة الواحدة التي تحمل عدة فواتير إلى سجلات منفصلة، لأنها كانت عدة فواتير.
صورة الهاتف لفاتورة ورقية تبقى فاتورة. والمسح الضوئي المائل كذلك. يُقرأ كلاهما، فلا يصبحان الاستثناء الذي يعيد بصمت فئة كاملة من المستندات إلى الإدخال اليدوي. وهذا الاستثناء عادة ما يجعل مشروع الأتمتة يغطي في النهاية جزءاً من العمل أصغر مما خُطط له.
لا يُطلب منك إدخال قائمة بالأطراف المقابلة، فالبطاقات تُستخرج من أرشيف البريد الموجود لديك، وتُستنتج شروط التعامل من التاريخ. وتُدمج المكررات عبر النطاقات والأشكال القانونية، فتكون الشركة الواحدة سجلاً واحداً لا ثلاثة، فالشركة نفسها التي تصدر فواتير من نطاقين وبكتابتين لشكلها القانوني تبقى شركة واحدة.
تُخطط الفواتير الصادرة قبل ستة أشهر وتُنشأ على قالبك الخاص، مع جدول الضريبة والبيانات المصرفية في مكانها. وتُطابق بنود كشوف البنك والبطاقات مع الفواتير وفق قاعدة مستند واحد لدفعة واحدة، فلا يمكن لدفعة واحدة أن تسدد فاتورتين بصمت. والإرسال دائماً تأكيد يدوي: القراءة والأرشفة والمطابقة مؤتمتة، أما فعل إصدار الفاتورة للعميل فليس كذلك.
المزيد عن هذا المنتج: أتمتة الفواتير والمالية
→ العودة إلى المدونةفي العرض نقرأ صندوق بريد مالية حقيقياً ونُظهر ما صنّفه، وأي طرف مقابل وجده في كل مستند، وما طابقه مع بنود البنك.
احجز عرضي التوضيحيأخبرنا عن فريق مبيعاتك وأسواقك المستهدفة. سنرد خلال يوم عمل واحد، وغالبًا أسرع من ذلك بكثير.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 ليوبليانا، سلوفينيا
🏛️ المكتب التقني · فيينا، النمسا
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 شبكة الشركاء في تركيا والسعودية وباكستان والبرازيل والولايات المتحدة وكندا والمملكة المتحدة وفرنسا وكرواتيا وصربيا وكوريا الجنوبية وإندونيسيا والمكسيك وغيرها
💬 أو اسأل مساعد المحادثة في الزاوية ←