किसी सहायक द्वारा आगे भेजा गया इनवॉइस भी सप्लायर का ही होता है। मेल किसने भेजा, इस आधार पर फ़ाइल करना ही फ़ाइनेंस इनबॉक्स के गड़बड़ होने की शुरुआत है।
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ज़्यादातर मेलबॉक्स ऑटोमेशन किसी दस्तावेज़ को उसी पते के आधार पर फ़ाइल करता है जहाँ से वह आया। यह तब तक चलता है जब तक कोई इनवॉइस किसी सहायक ने आगे न भेजा हो, सप्लायर की ओर से किसी अकाउंटिंग फ़र्म ने न भेजा हो, या पोर्टल बंद होने के कारण किसी निजी पते से न आया हो। यानी यह तभी तक चलता है जब तक बात अहम न हो। प्रतिपक्ष एक तथ्य है जो दस्तावेज़ पर छपा होता है। इसलिए उसे वहीं से पढ़ा जाता है।
कंपनी के मेलबॉक्स शुरू से अंत तक स्कैन किए जाते हैं और आने वाले हर दस्तावेज़ को किसी तय सूची के बजाय प्रकारों के एक खुले समूह के सामने वर्गीकृत किया जाता है, ताकि कोई ऐसा दस्तावेज़ जिसकी किसी ने उम्मीद नहीं की थी, चुपचाप सबसे नज़दीकी खाने में न चला जाए। फिर प्रतिपक्ष की पहचान ख़ुद दस्तावेज़ से होती है। कई इनवॉइस वाला एक ईमेल अलग-अलग रिकॉर्ड में बाँटा जाता है, क्योंकि वे कई इनवॉइस थे।
काग़ज़ी इनवॉइस की फ़ोन से ली गई तस्वीर भी इनवॉइस ही है। टेढ़ा स्कैन भी। दोनों पढ़े जाते हैं। ऐसे अपवाद अक्सर दस्तावेज़ों की पूरी श्रेणी को चुपचाप मैन्युअल एंट्री पर लौटा देते हैं, और इसी तरह कोई ऑटोमेशन प्रोजेक्ट योजना से कम काम कवर कर पाता है।
प्रतिपक्षों की सूची आपको टाइप नहीं करनी पड़ती: कार्ड आपके पास पहले से मौजूद मेल आर्काइव से बनाए जाते हैं, और शर्तें इतिहास से निकाली जाती हैं। डुप्लिकेट को डोमेन और कानूनी स्वरूपों के पार मिलाया जाता है, ताकि एक कंपनी का एक ही रिकॉर्ड हो। दो डोमेन से, अपने कानूनी स्वरूप की दो वर्तनियों में बिल भेजने वाली वही फ़र्म अब भी एक ही फ़र्म है।
बाहर जाने वाले इनवॉइस छह महीने पहले से योजनाबद्ध होते हैं और आपके अपने टेम्पलेट पर, टैक्स तालिका और बैंक विवरण के साथ बनाए जाते हैं। बैंक और कार्ड स्टेटमेंट की पंक्तियों का इनवॉइस से मिलान "एक दस्तावेज़, एक भुगतान" के नियम से होता है, ताकि एक भुगतान चुपचाप दो इनवॉइस निपटा न दे। भेजना हमेशा मैन्युअल पुष्टि है: पढ़ना, फ़ाइल करना और मिलान स्वचालित हैं, ग्राहक को बिल भेजने का काम नहीं।
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← ब्लॉग पर वापस जाएँडेमो में हम एक असली फ़ाइनेंस इनबॉक्स पढ़ते हैं और दिखाते हैं कि इसने क्या वर्गीकृत किया, हर दस्तावेज़ पर कौन-सा प्रतिपक्ष पाया और बैंक पंक्तियों से क्या मिलाया।
मेरा डेमो बुक करेंएक पार्टनर प्रोग्राम जो हस्ताक्षर पर नहीं, सदस्यता पर भुगतान करता है — और ग्राहक का रिश्ता पार्टनर के पास ही रहने देता है।
2 मिनट पढ़ेंईमेल, फिर LinkedIn, फिर WhatsApp — एक व्यक्ति, एक टाइमलाइन, और किसी भी चैनल पर सकारात्मक जवाब वही मीटिंग बुक करता है।
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