助理转发的发票仍然来自供应商。按邮件发件人归档，正是财务邮箱变乱的开始。
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大多数邮箱自动化按文件来自哪个地址来归档。这在发票被助理转发、由代账公司代表供应商发送，或因为门户网站宕机而从私人邮箱发出之前都行得通。换句话说，只在无关紧要的时候行得通。交易对方是印在文件上的事实，所以要从文件本身去读。
公司邮箱会被从头到尾扫描，每一份到达的文件都按一个开放的类型集合进行分类，因此没人预料到的文件不会被悄悄塞进最接近的类别。然后再从文件本身识别交易对方。一封邮件里有多张发票，就拆成多条记录，因为那本来就是多张发票。
用手机拍下的纸质发票照片仍然是发票，扫歪了的扫描件也一样。两者都会被读取，不会被当成例外，把整类文件悄悄退回手工录入。自动化项目最终覆盖的工作量比计划少，通常就是这样造成的。
无需你手动录入交易对方清单，档案直接从你已有的邮件存档中生成，合作条款也从历史记录中推断。重复项会跨域名和公司类型写法合并，所以一家公司只有一条记录。同一家公司用两个域名、以两种公司类型写法开票，依然是一家公司。
销项发票提前六个月规划，并用你自己的模板生成，税率表和银行信息都已就位。银行与信用卡流水按“一张单据对应一笔付款”的规则与发票对账，因此一笔付款不可能悄悄冲销两张发票。发送始终需要人工确认：读取、归档和匹配是自动的，向客户开票这件事本身不是。
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