Una fattura inoltrata da un’assistente resta del fornitore. Archiviarla in base a chi ha spedito la mail è il modo in cui le caselle della contabilità finiscono sbagliate.
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La maggior parte delle automazioni della posta archivia un documento in base all’indirizzo da cui è arrivato. Funziona finché una fattura non viene inoltrata da un’assistente, inviata da uno studio contabile per conto del fornitore o spedita da un indirizzo personale perché il portale era fuori uso. Cioè funziona finché non conta. La controparte è un dato stampato sul documento. Quindi è lì che va letta.
Le caselle aziendali vengono analizzate da cima a fondo e ogni documento in arrivo è classificato rispetto a un insieme aperto di tipi invece che a un elenco fisso, così un documento che nessuno aveva previsto non finisce in silenzio nel contenitore più vicino. La controparte viene poi identificata dal documento stesso. Un’e-mail che contiene più fatture viene divisa in record separati, perché erano più fatture.
La foto col telefono di una fattura cartacea è pur sempre una fattura. Lo è anche una scansione storta. Entrambe vengono lette. Se fossero un’eccezione, un’intera categoria di documenti tornerebbe in silenzio all’inserimento manuale, ed è di solito così che un progetto di automazione finisce per coprire una quota di lavoro più piccola del previsto.
Invece di chiederti di digitare un elenco di controparti, le schede vengono ricavate dall’archivio di posta che hai già, con le condizioni contrattuali dedotte dallo storico. I duplicati vengono uniti tra domini e forme giuridiche, così un’azienda è un solo record e non tre: la stessa società che fattura da due domini con due grafie della sua forma giuridica resta una sola società.
Le fatture in uscita sono pianificate con sei mesi di anticipo e generate sul tuo modello, con tabella IVA e coordinate bancarie al loro posto. Le righe degli estratti bancari e delle carte vengono riconciliate con le fatture imponendo un documento per un pagamento, così un solo pagamento non può saldare in silenzio due fatture. L’invio è sempre una conferma manuale: lettura, archiviazione e abbinamento sono automatizzati, l’atto di fatturare un cliente no.
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