Uma fatura reencaminhada por uma assistente continua a ser do fornecedor. Arquivá-la por quem enviou o e-mail é como as caixas da contabilidade acabam erradas.
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A maior parte da automação de caixas de correio arquiva um documento pelo endereço de onde chegou. Funciona até uma fatura ser reencaminhada por uma assistente, enviada por um gabinete de contabilidade em nome do fornecedor ou mandada de um endereço pessoal porque o portal estava em baixo. Ou seja, funciona até ao momento em que importa. A contraparte é um facto impresso no documento. Por isso é daí que é lida.
As caixas de correio da empresa são analisadas de ponta a ponta e cada documento que chega é classificado face a um conjunto aberto de tipos, para que um documento que ninguém previu não caia em silêncio na categoria mais próxima. A contraparte é depois identificada a partir do próprio documento. Um e-mail com várias faturas é dividido em registos separados, porque eram várias faturas.
Uma foto de telemóvel de uma fatura em papel continua a ser uma fatura. Uma digitalização torta também. Ambas são lidas. Se fossem a exceção, uma categoria inteira de documentos voltaria em silêncio ao lançamento manual, e é assim que um projeto de automação costuma acabar a cobrir uma fatia menor do trabalho do que o planeado.
Ninguém lhe pede que introduza uma lista de contrapartes: as fichas são derivadas do arquivo de e-mail que já tem, com as condições acordadas inferidas do histórico. Os duplicados são fundidos entre domínios e formas jurídicas, para que cada empresa fique num único registo. A mesma firma a faturar a partir de dois domínios com duas grafias da sua forma jurídica continua a ser uma firma.
As faturas a emitir são planeadas com seis meses de antecedência e geradas no seu próprio modelo, com a tabela de IVA e os dados bancários no sítio. As linhas dos extratos bancários e de cartão são conciliadas com as faturas impondo um documento por pagamento, para que um único pagamento não possa liquidar em silêncio duas faturas. O envio é sempre uma confirmação manual. A leitura, o arquivo e a conciliação são automáticos; o ato de faturar um cliente não é.
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← Voltar ao blogNa demo lemos uma caixa de contabilidade verdadeira e mostramos o que classificou, que contraparte encontrou em cada documento e o que conciliou com as linhas do banco.
Marcar a minha demonstraçãoUm programa de parceiros que paga sobre a subscrição, não sobre a assinatura — e que deixa a relação com o cliente ao parceiro.
2 min de leituraE-mail, depois LinkedIn, depois WhatsApp — uma pessoa, uma cronologia, e uma resposta positiva em qualquer canal marca a mesma reunião.
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