O mesmo motor de IA que conduz a sua prospeção trata também da sua retaguarda administrativa. Lê todas as caixas de correio, compreende cada documento, mantém atualizadas as fichas de clientes e fornecedores, emite as faturas no prazo previsto e associa cada linha do extrato bancário à fatura certa. Cada envio e cada anulação passam sempre por uma pessoa.
A Automação de faturação e finanças com IA do META CRM Bot gere o seu back office financeiro a partir das caixas de correio da empresa. Classifica cada documento recebido, reconhece o fornecedor a partir da própria fatura, cria fichas de clientes e fornecedores, planeia seis meses de faturas a emitir, gera-as no seu próprio modelo e associa cada linha do extrato bancário à fatura certa. Nenhuma fatura é enviada sem confirmação manual.
O trabalho financeiro começa por caçar documentos. Essa parte deixa de ser trabalho.
As caixas de correio da empresa são lidas de ponta a ponta e cada documento que chega é classificado pela IA: faturas, faturas eletrónicas, recibos, avisos de cobrança, extratos e notas de crédito, entre outros, com a lista de tipos aberta e não fixa. Nada se perde por ter caído na pasta errada.
A contraparte é lida da própria fatura, por isso uma conta reencaminhada por um colega continua a ser arquivada em nome da empresa que a emitiu, seja quem for que a reencaminhou.
Uma única mensagem com trinta e seis PDF dá origem a trinta e seis registos separados, cada um com o seu número, valor e data de vencimento.
As faturas fotografadas e digitalizadas são lidas visualmente, e é possível trazer documentos de fontes externas, como o Gmail ou o LinkedIn Admin Center, com um só clique.
Ficheiros corrompidos ou descarregados a meio são detetados e não chegam a ser arquivados. Tudo o que o sistema não conseguiu verificar fica com uma marca visível de «não verificado» e nunca entra às escondidas nos seus números.
Ninguém volta a escrever à mão uma ficha de cliente. O arquivo já tem uma.
Contactos, histórico de faturação e documentos são reunidos a partir do arquivo de correio numa única ficha por empresa. Os NDA e os contratos são descobertos e anexados sozinhos.
A periodicidade de faturação, as condições de pagamento, o valor recorrente, a moeda e a lista de destinatários são deduzidos do histórico real, e qualquer valor deduzido pode ser corrigido à mão.
A mesma empresa escrita de quatro maneiras é reconhecida pelo domínio, pelos nomes quase iguais e pelas formas jurídicas (A.Ş. e Anonim Şirketi, d.o.o. e družba z omejeno odgovornostjo) e fundida num único registo.
De que lado da relação está cada empresa deduz-se do sentido das faturas, sem depender de um campo que alguém tem de se lembrar de preencher.
Da periodicidade acordada até ao PDF pronto, com uma pessoa no botão de enviar.
A periodicidade de cada cliente gera um calendário para os seis meses seguintes: quem é faturado e quando, e se cada fatura já está pronta ou ainda em espera.
A fatura é gerada no seu modelo real, já com a tabela do IVA, as menções da ZDDV-1, os seus dados bancários, a assinatura e o carimbo no sítio certo.
Todas as faturas são pré-visualizadas antes do envio, e enviar é sempre uma confirmação manual, com regras de CC fixas para que o invoice@ e a direção fiquem sempre em registo.
A conciliação de fim de mês que consome um dia inteiro passa a ser uma revisão das exceções.
Os extratos bancários e de cartão chegam em PDF ou CSV, e cada linha é confrontada com as faturas do sistema pelo número, valor e moeda (com conversão de câmbio), pela data e pelo nome do fornecedor.
Um documento só pode ser liquidado uma vez. As correspondências certas são aplicadas primeiro e tudo o que fica aquém da certeza é marcado como «provável» e nunca é apresentado como um facto.
A uma linha sem correspondência pode juntar-se um documento, marcá-la como sem fatura ou desfazê-la. São três botões, sem folha de cálculo.
Descarregue as faturas por trás das linhas selecionadas num ZIP renomeado a partir das linhas do extrato, e o extrato completo num ficheiro Excel com código de cores.
Pago, parcial, por pagar e vencido são acompanhados fatura a fatura, e a cadeia fatura-pagamento-reembolso aparece na ficha do cliente como débito, crédito e saldo.
Marque uma demonstração de 30 minutos. Corremo-lo numa caixa de correio real sua e mostramos-lhe os documentos que encontra, classifica e associa.
Marcar a minha demonstraçãoConte-nos como está a sua equipa de vendas e quais são os seus mercados-alvo. Respondemos no prazo de um dia útil, normalmente muito mais depressa.
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