비서가 전달한 청구서도 공급업체의 청구서입니다. 메일을 보낸 사람 기준으로 분류하는 것이 재무 메일함이 엉망이 되는 이유입니다.
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대부분의 메일함 자동화는 문서를 도착한 주소 기준으로 분류합니다. 그것이 통하는 것은 청구서를 비서가 전달하거나, 회계 사무소가 공급업체 이름으로 보내거나, 포털이 멈춰 개인 주소로 보내기 전까지입니다. 즉, 중요한 순간이 오기 전까지만 통합니다. 거래 상대방은 문서에 인쇄된 사실입니다. 그래서 거기서 읽습니다.
회사 메일함은 처음부터 끝까지 스캔되고, 들어오는 모든 문서는 열린 유형 집합에 대해 분류되므로 아무도 예상하지 못한 문서가 가장 가까운 칸에 조용히 들어가는 일이 없습니다. 거래 상대방은 그다음 문서 자체에서 식별됩니다. 여러 청구서를 담은 이메일 한 통은 별도의 기록으로 나뉩니다. 여러 장의 청구서였으니까요.
종이 청구서를 휴대폰으로 찍은 사진도 청구서입니다. 비뚤게 스캔한 것도 마찬가지입니다. 둘 다 읽히며, 한 유형의 문서 전체를 조용히 수작업 입력으로 되돌리는 예외가 되지 않습니다. 자동화 프로젝트가 계획보다 적은 범위만 다루게 되는 것은 대개 그 때문입니다.
거래처 목록을 직접 입력할 필요 없이, 카드는 이미 가진 메일 아카이브에서 도출되며 거래 조건은 이력에서 추론됩니다. 중복은 도메인과 법인 형태 표기를 넘어 병합되므로 한 회사는 하나의 기록입니다. 두 도메인에서 법인 형태를 두 가지로 표기해 청구하는 같은 회사도 여전히 하나의 회사입니다.
발행할 청구서는 6개월 앞까지 계획되어 당신의 자체 템플릿으로, 부가세 표와 은행 정보를 갖춰 생성됩니다. 은행·카드 명세서의 항목은 문서 하나에 결제 하나라는 원칙으로 청구서와 대사되므로, 한 번의 결제가 두 청구서를 조용히 처리하는 일은 없습니다. 발송은 항상 수동 확인입니다. 읽기, 분류, 대사는 자동이지만 고객에게 청구하는 행위 자체는 그렇지 않습니다.
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← 블로그로 돌아가기데모에서 실제 재무 메일함을 읽고, 무엇을 분류했는지, 각 문서에서 어떤 거래 상대방을 찾았는지, 은행 항목과 무엇을 대사했는지 보여 드립니다.
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