Счёт, пересланный ассистентом, всё равно от поставщика. Раскладывать его по тому, кто прислал письмо, — верный способ запутать финансовую почту.
· 2 мин чтения
Большинство автоматизаций почты раскладывают документ по адресу, с которого он пришёл. Это работает, пока счёт не перешлёт ассистент, не отправит бухгалтерская фирма от имени поставщика или он не придёт с личного адреса, потому что портал не работал. То есть работает до тех пор, пока это не важно. Контрагент указан на самом документе. Поэтому он оттуда и считывается.
Корпоративные ящики сканируются целиком, и каждый входящий документ классифицируется по открытому набору типов, а не по фиксированному списку, так что документ, которого никто не ждал, не попадает молча в ближайшую категорию. Затем контрагент определяется по самому документу. Одно письмо с несколькими счетами разбивается на отдельные записи, потому что это было несколько счетов.
Фото бумажного счёта на телефон остаётся счётом. Кривой скан тоже. Оба читаются и не становятся исключением, которое молча возвращает целую категорию документов на ручной ввод. Обычно именно так проект автоматизации в итоге покрывает меньшую долю работы, чем планировалось.
Список контрагентов вводить не нужно: карточки выводятся из уже имеющегося почтового архива, а условия договорённостей извлекаются из истории. Дубликаты объединяются по доменам и организационно-правовым формам, так что на одну компанию приходится одна запись: одна и та же фирма, выставляющая счета с двух доменов под двумя написаниями своей формы, остаётся одной фирмой.
Исходящие счета планируются на шесть месяцев вперёд и формируются по вашему собственному шаблону, с таблицей НДС и банковскими реквизитами на месте. Строки банковских и карточных выписок сверяются со счетами по правилу «один документ, один платёж», так что один платёж не может молча закрыть два счёта. Отправка всегда требует ручного подтверждения: чтение, раскладка и сверка автоматизированы, а сам акт выставления счёта клиенту остаётся за человеком.
Подробнее об этом продукте: ИИ-автоматизация счетов и финансов
← Назад в блогНа демо мы читаем настоящий финансовый ящик и показываем, что он классифицировал, какого контрагента нашёл в каждом документе и что сверил с банковскими строками.
Записаться на демоПартнёрская программа, которая платит с подписки, а не с подписи, — и оставляет отношения с клиентом партнёру.
2 мин чтенияE-mail, потом LinkedIn, потом WhatsApp: один человек, одна лента, и положительный ответ в любом канале назначает одну и ту же встречу.
2 мин чтенияРасскажите про ваш отдел продаж и целевые рынки. Мы ответим в течение одного рабочего дня, обычно намного быстрее.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Любляна, Словения
🏛️ Технический офис · Вена, Австрия
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Партнёрская сеть в Турции, Саудовской Аравии, Пакистане, Бразилии, США, Канаде, Великобритании, Франции, Хорватии, Сербии, Южной Корее, Индонезии, Мексике и не только
💬 Или просто спросите чат-ассистента в углу экрана →