Een factuur die een assistent doorstuurt, is nog steeds van de leverancier. Archiveren op basis van wie de mail stuurde, is hoe financiële inboxen fout raken.
· 2 min lezen
De meeste mailboxautomatisering archiveert een document op het adres waar het vandaan kwam. Dat werkt totdat een factuur wordt doorgestuurd door een assistent, verstuurd door een administratiekantoor namens de leverancier, of gemaild vanaf een privéadres omdat het portaal plat lag. Met andere woorden: het werkt totdat het ertoe doet. De tegenpartij is een feit dat op het document staat. Dus daar wordt het gelezen.
Bedrijfsmailboxen worden van begin tot eind gescand en elk binnenkomend document wordt geclassificeerd tegen een open set typen in plaats van een vaste lijst, zodat een document dat niemand verwachtte niet stilletjes in het dichtstbijzijnde bakje valt. De tegenpartij wordt daarna uit het document zelf gehaald. Eén e-mail met meerdere facturen wordt opgesplitst in afzonderlijke records, omdat het meerdere facturen waren.
Een telefoonfoto van een papieren factuur is nog steeds een factuur. Een scheve scan ook. Beide worden gelezen. Een uitzondering voor zulke documenten stuurt een hele categorie stilletjes terug naar handmatige invoer, en zo gaat een automatiseringsproject meestal een kleiner deel van het werk dekken dan gepland.
U hoeft geen lijst tegenpartijen in te typen: de kaarten worden afgeleid uit het mailarchief dat u al hebt, met afspraken afgeleid uit de historie. Dubbelen worden samengevoegd over domeinen en rechtsvormen heen, zodat één bedrijf één record is en niet drie. Dezelfde firma die vanaf twee domeinen factureert onder twee spellingen van haar rechtsvorm, blijft één firma.
Uitgaande facturen worden zes maanden vooruit gepland en op uw eigen sjabloon gegenereerd, met btw-tabel en bankgegevens op hun plaats. Regels van bank- en kaartafschriften worden afgeletterd tegen facturen met één document per betaling, zodat één betaling niet stilletjes twee facturen kan voldoen. Verzenden is altijd een handmatige bevestiging. Lezen, archiveren en afletteren zijn geautomatiseerd, het factureren van een klant niet.
Meer over dit product: AI-factuurautomatisering
← Terug naar de blogIn de demo lezen we een echte financiële inbox en laten we zien wat hij classificeerde, welke tegenpartij hij op elk document vond en wat hij tegen de bankregels afletterde.
Mijn demo boekenEen partnerprogramma dat uitbetaalt op het abonnement, niet op de handtekening — en de klantrelatie bij de partner laat.
2 min lezenE-mail, dan LinkedIn, dan WhatsApp — één persoon, één tijdlijn, en een positieve reactie op elk kanaal boekt dezelfde afspraak.
2 min lezenVertel ons over uw salesteam en uw doelmarkten. Wij reageren binnen één werkdag, meestal veel sneller.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Ljubljana, Slovenië
🏛️ Technisch kantoor · Wenen, Oostenrijk
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Partnernetwerk in Turkije, Saoedi-Arabië, Pakistan, Brazilië, VS, Canada, VK, Frankrijk, Kroatië, Servië, Zuid-Korea, Indonesië, Mexico & meer
💬 Of stel uw vraag gewoon aan de chatassistent in de hoek →