Eine vom Sekretariat weitergeleitete Rechnung stammt weiterhin vom Lieferanten. Nach dem Absender der Mail abzulegen ist der Weg, auf dem Buchhaltungspostfächer falsch werden.
· 2 Min. Lesezeit
Die meisten Postfach-Automatisierungen legen ein Dokument nach der Adresse ab, von der es kam. Das funktioniert, bis eine Rechnung vom Sekretariat weitergeleitet wird, bis sie ein Steuerbüro im Namen des Lieferanten schickt oder bis sie von einer privaten Adresse kommt, weil das Portal ausgefallen war. Es funktioniert also, bis es darauf ankommt. Die Gegenpartei ist eine Angabe, die auf dem Dokument steht. Also wird sie dort gelesen.
Die Firmenpostfächer werden durchgehend erfasst, und jedes eingehende Dokument wird gegen eine offene Menge von Typen klassifiziert statt gegen eine feste Liste, damit ein Dokument, das niemand vorgesehen hat, nicht still in die nächstbeste Schublade fällt. Die Gegenpartei wird anschließend aus dem Dokument selbst bestimmt. Eine E-Mail mit mehreren Rechnungen wird in getrennte Datensätze zerlegt, weil es mehrere Rechnungen waren.
Das Handyfoto einer Papierrechnung ist immer noch eine Rechnung. Ein schief eingescanntes Blatt auch. Beide werden gelesen. Sonst würden sie zur Ausnahme, die eine ganze Dokumentenklasse still zurück in die manuelle Erfassung schickt, und so deckt ein Automatisierungsprojekt am Ende üblicherweise einen kleineren Teil der Arbeit ab als geplant.
Sie müssen keine Liste der Geschäftspartner liefern: Die Karten werden aus dem Mailarchiv abgeleitet, das Sie ohnehin haben, mit aus der Historie abgeleiteten Konditionen. Dubletten werden über Domains und Rechtsformzusätze hinweg zusammengeführt, sodass ein Unternehmen ein Datensatz ist und nicht drei. Dieselbe Firma, die von zwei Domains und mit zwei Schreibweisen ihrer Rechtsform fakturiert, bleibt eine Firma.
Ausgangsrechnungen werden sechs Monate im Voraus geplant und auf Ihrer eigenen Vorlage erzeugt, mit Umsatzsteuertabelle und Bankverbindung. Bank- und Kartenumsätze werden gegen Rechnungen abgeglichen, mit der Regel ein Beleg, eine Zahlung, damit eine einzelne Zahlung nicht still zwei Rechnungen ausgleicht. Der Versand läuft immer über eine manuelle Bestätigung: Lesen, Ablegen und Abgleichen sind automatisiert, das Fakturieren gegenüber einem Kunden ist es nicht.
Mehr zu diesem Produkt: KI-Rechnungs- & Finanzautomatisierung
← Zurück zum BlogIn der Demo lesen wir ein echtes Buchhaltungspostfach und zeigen, was klassifiziert wurde, welche Gegenpartei auf jedem Dokument gefunden wurde und was gegen die Bankumsätze abgeglichen wurde.
Demo buchenEin Partnerprogramm, das auf das Abo zahlt statt auf die Unterschrift — und die Kundenbeziehung beim Partner lässt.
2 Min. LesezeitE-Mail, dann LinkedIn, dann WhatsApp — eine Person, ein Verlauf, und eine positive Antwort auf jedem Kanal bucht denselben Termin.
2 Min. LesezeitErzählen Sie uns von Ihrem Vertriebsteam und Ihren Zielmärkten. Wir antworten innerhalb eines Werktags, meist deutlich schneller.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Ljubljana, Slowenien
🏛️ Technisches Büro · Wien, Österreich
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Partnernetzwerk in der Türkei, Saudi-Arabien, Pakistan, Brasilien, den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Kroatien, Serbien, Südkorea, Indonesien, Mexiko & weiteren Ländern
💬 Oder fragen Sie einfach den Chat-Assistenten in der Ecke →