Une facture transférée par une assistante vient toujours du fournisseur. La classer selon l'expéditeur du message, c'est ainsi que les boîtes comptables finissent fausses.
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La plupart des automatisations de boîte mail classent un document d'après l'adresse dont il provient. Cela fonctionne jusqu'à ce qu'une facture soit transférée par une assistante, envoyée par un cabinet comptable pour le compte du fournisseur, ou expédiée depuis une adresse personnelle parce que le portail était en panne. Autrement dit, cela fonctionne jusqu'au moment où cela compte. Le tiers est une information imprimée sur le document. C'est donc là qu'elle est lue.
Les boîtes de l'entreprise sont analysées de bout en bout et chaque document entrant est classé selon un ensemble ouvert de types, afin qu'un document imprévu ne tombe pas en silence dans la catégorie la moins éloignée. Le tiers est ensuite identifié à partir du document lui-même. Un e-mail portant plusieurs factures est découpé en enregistrements distincts, parce qu'il s'agissait de plusieurs factures.
La photo d'une facture papier prise au téléphone reste une facture. Un scan à plat de travers également. Les deux sont lues. Elles ne deviennent pas l'exception qui renvoie discrètement une catégorie entière de documents à la saisie manuelle, ce qui est généralement la façon dont un projet d'automatisation finit par couvrir une part du travail plus faible que prévu.
Vous n'avez pas à saisir de liste de tiers : les fiches sont déduites de l'archive de messagerie que vous avez déjà, avec les conditions commerciales inférées de l'historique. Les doublons sont fusionnés par-delà les domaines et les formes juridiques, de sorte qu'une entreprise soit un seul enregistrement : la même société facturant depuis deux domaines sous deux orthographes de sa forme juridique reste une seule société.
Les factures sortantes sont planifiées six mois à l'avance et générées sur votre propre modèle, tableau de TVA et coordonnées bancaires en place. Les lignes de relevé bancaire et de carte sont rapprochées des factures avec la règle un document pour un paiement, afin qu'un versement unique ne puisse pas solder deux factures en silence. L'envoi passe toujours par une confirmation manuelle : la lecture, le classement et le rapprochement sont automatisés, le fait de facturer un client ne l'est pas.
En savoir plus sur ce produit: Automatisation IA des factures
← Retour au blogPendant la démonstration, nous lisons une véritable boîte comptable et montrons ce qui a été classé, quel tiers a été trouvé sur chaque document et ce qui a été rapproché des lignes bancaires.
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