जो AI इंजन आपकी आउटरीच चलाता है, वही आपका बैक ऑफ़िस भी चलाता है। यह हर मेलबॉक्स पढ़ता है, हर दस्तावेज़ को समझता है, आपके ग्राहक और सप्लायर रिकॉर्ड ताज़ा रखता है, इनवॉइस तय समय पर जारी करता है और बैंक स्टेटमेंट की हर लाइन को सही इनवॉइस से जोड़ देता है। फिर भी हर सेंड तथा हर राइट-ऑफ़ किसी इंसान से होकर गुज़रता है।
META CRM Bot का AI इनवॉइस और फ़ाइनेंस ऑटोमेशन कंपनी के मेलबॉक्स से ही आपका फ़ाइनेंस बैक ऑफ़िस चलाता है। यह हर आने वाले दस्तावेज़ को वर्गीकृत करता है, इनवॉइस से ही सप्लायर को पहचानता है, ग्राहक और सप्लायर रिकॉर्ड बनाता है, छह महीने के आउटगोइंग इनवॉइस की योजना बनाता है, उन्हें आपके अपने टेम्पलेट पर तैयार करता है और बैंक स्टेटमेंट की हर लाइन को सही इनवॉइस से मिलाता है। कोई भी इनवॉइस मैन्युअल पुष्टि के बिना नहीं भेजा जाता।
फ़ाइनेंस का काम दस्तावेज़ ढूँढने से शुरू होता है। वह हिस्सा अब काम रह ही नहीं जाता।
कंपनी के मेलबॉक्स शुरू से आख़िर तक स्कैन होते हैं और आने वाला हर दस्तावेज़ AI ख़ुद वर्गीकृत करता है: इनवॉइस, ई-इनवॉइस, रसीदें, रिमाइंडर, स्टेटमेंट और क्रेडिट नोट समेत, और यह सूची खुली है। ग़लत फ़ोल्डर में जा गिरने की वजह से अब कुछ नहीं छूटता।
सामने वाली पार्टी इनवॉइस के भीतर से पढ़ी जाती है, इसलिए किसी सहकर्मी का फ़ॉरवर्ड किया हुआ बिल भी उसी कंपनी के नाम दर्ज होता है जिसने उसे जारी किया, फ़ॉरवर्ड दबाने वाले के नाम नहीं।
छत्तीस PDF लेकर आया एक ही मेल छत्तीस अलग रिकॉर्ड बन जाता है, हर एक अपने नंबर, रक़म और देय तारीख़ के साथ।
फ़ोटो खींची और स्कैन की गई इनवॉइस को यह देखकर पढ़ता है, और Gmail या LinkedIn Admin Center जैसे बाहरी स्रोतों से दस्तावेज़ एक क्लिक में खींचे जा सकते हैं।
आधी डाउनलोड हुई और ख़राब फ़ाइलें दर्ज होने से पहले ही पकड़ी जाती हैं, और जिस चीज़ की पुष्टि नहीं हो सकी उस पर साफ़ दिखता "पुष्टि नहीं" का निशान लगता है, इसलिए वह चुपचाप आपके आँकड़ों में नहीं घुसती।
कोई ग्राहक कार्ड दोबारा टाइप नहीं करता। आर्काइव में वह पहले से मौजूद है।
कॉन्टैक्ट, इनवॉइस हिस्ट्री और दस्तावेज़ मेल आर्काइव से इकट्ठे होकर हर कंपनी का एक कार्ड बना देते हैं। NDA और कॉन्ट्रैक्ट ख़ुद ढूँढकर उसी से जोड़ दिए जाते हैं।
बिलिंग की आवृत्ति, भुगतान की शर्तें, रिकरिंग रक़म, करेंसी और रिसीवर लिस्ट असली हिस्ट्री से निकाली जाती हैं, और निकाली गई हर वैल्यू हाथ से ठीक की जा सकती है।
चार तरह से लिखी गई एक ही कंपनी को डोमेन, लगभग एक जैसे नामों और क़ानूनी उपनामों से पहचाना जाता है (A.Ş. और Anonim Şirketi, d.o.o. और družba z omejeno odgovornostjo), और सबको एक ही रिकॉर्ड में मिला दिया जाता है।
रिश्ते में कोई कंपनी किस तरफ़ खड़ी है, यह इनवॉइस की दिशा से तय होता है। किसी को कोई फ़ील्ड भरना याद नहीं रखना पड़ता।
तय आवृत्ति से लेकर बनकर तैयार PDF तक, और भेजने का बटन हमेशा इंसान के हाथ में।
हर ग्राहक की आवृत्ति से छह महीने आगे तक का शेड्यूल बनता है: किसे कब इनवॉइस जाएगी, और हर एक तैयार है या अभी इंतज़ार में।
इनवॉइस आपके असली टेम्पलेट पर बनती है: VAT टेबल, ZDDV-1 की धाराएँ, आपके बैंक विवरण, हस्ताक्षर और मुहर पहले से अपनी जगह पर।
हर इनवॉइस भेजने से पहले प्रीव्यू होती है, और भेजना हमेशा मैनुअल पुष्टि से होता है, तय CC नियमों के साथ, ताकि invoice@ और मैनेजमेंट हर बार रिकॉर्ड में रहें।
महीने के अंत का जो मिलान पूरा दिन खा जाता था, वह सिर्फ़ अपवादों की समीक्षा रह जाता है।
बैंक और कार्ड स्टेटमेंट PDF या CSV में आते हैं, और हर लाइन सिस्टम में मौजूद इनवॉइस से नंबर, रक़म, करेंसी (एक्सचेंज रेट का अंतर पाटते हुए), तारीख़ और वेंडर नाम पर मिलाई जाती है।
कोई दस्तावेज़ सिर्फ़ एक बार निपट सकता है। पक्के मिलान पहले लागू होते हैं, और जो पक्का नहीं उस पर "संभावित" लिखा जाता है।
बिना मिलान वाली लाइन पर दस्तावेज़ जोड़ा जा सकता है, उसे "कोई इनवॉइस नहीं" के रूप में चिह्नित किया जा सकता है, या मिलान वापस लिया जा सकता है: स्प्रेडशीट की जगह तीन बटन।
चुनी हुई लाइनों के पीछे की इनवॉइस एक ZIP में डाउनलोड कीजिए, जिनके नाम स्टेटमेंट लाइनों के हिसाब से रखे जाते हैं, और पूरा स्टेटमेंट रंगों से चिह्नित Excel फ़ाइल के रूप में।
हर इनवॉइस पर भुगतान हुआ, आंशिक, बकाया और अवधि पार, सब ट्रैक होता है, और इनवॉइस–भुगतान–रिफ़ंड की पूरी कड़ी ग्राहक कार्ड पर डेबिट, क्रेडिट और बैलेंस के रूप में दिखती है।
30 मिनट का डेमो बुक करें। हम इसे आपके ही किसी असली मेलबॉक्स पर चलाकर दिखाते हैं कि यह कौन-से दस्तावेज़ ढूँढता, वर्गीकृत और मिलाता है।
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