Тот же ИИ-механизм, что ведёт ваши продажи, работает и в бэк-офисе. Он читает все почтовые ящики, понимает каждый документ, держит карточки клиентов и поставщиков в актуальном состоянии, вовремя выставляет счета и сопоставляет строки банковской выписки с нужным счётом. Каждая отправка и каждое списание по-прежнему проходят через человека.
ИИ-автоматизация счетов и финансов от META CRM Bot ведёт ваш финансовый бэк-офис прямо из почтовых ящиков компании. Она классифицирует каждый входящий документ, распознаёт поставщика по самому счёту, формирует карточки клиентов и поставщиков, планирует исходящие счета на шесть месяцев вперёд, создаёт их по вашему шаблону и сопоставляет строки банковской выписки с нужными счетами. Ни один счёт не отправляется без ручного подтверждения.
Работа финансиста начинается с охоты за документами. Эта часть перестаёт быть работой.
Почтовые ящики компании просматриваются от начала до конца, и каждый входящий документ ИИ относит к своему типу: счета, электронные счета, чеки, напоминания об оплате, выписки и кредит-ноты в их числе, причём набор типов не задан жёстко. Ничего не теряется только потому, что письмо попало не в ту папку.
Контрагент считывается из самого счёта, поэтому счёт, пересланный коллегой, всё равно попадает в карточку компании, которая его выставила, а не того, кто нажал «переслать».
Одно сообщение с тридцатью шестью PDF превращается в тридцать шесть отдельных записей, у каждой свой номер, сумма и срок оплаты.
Сфотографированные и отсканированные счета распознаются визуально, а документы можно подтянуть из внешних источников (например из Gmail или LinkedIn Admin Center) одним кликом.
Недокачанные и повреждённые файлы отлавливаются и не подшиваются молча. Всё, что система не смогла проверить, помечается видимой отметкой «не проверено» и не попадает тихо в ваши цифры.
Никто больше не заводит карточку клиента руками. В архиве она уже есть.
Контакты, история счетов и документы собираются из почтового архива в одну карточку на компанию. NDA и договоры находятся и прикрепляются сами.
Периодичность выставления, условия оплаты, регулярная сумма, валюта и список получателей выводятся из реальной истории, и любое выведенное значение можно поправить вручную.
Одна и та же компания, записанная четырьмя способами, распознаётся по домену, почти одинаковым названиям и организационно-правовым формам (A.Ş. и Anonim Şirketi, d.o.o. и družba z omejeno odgovornostjo) и сводится в одну запись.
На какой стороне отношений находится компания, определяется по направлению счетов, а не по полю, которое кто-то должен не забыть заполнить.
От согласованной периодичности до готового PDF, и человек на кнопке отправки.
Из периодичности каждого клиента складывается график на шесть месяцев вперёд: кому и когда выставлять счёт и готов ли он уже или ещё чего-то ждёт.
Счёт формируется на вашем настоящем бланке, с таблицей НДС, оговорками по ZDDV-1, вашими банковскими реквизитами, подписью и печатью уже на месте.
Каждый счёт показывается на предпросмотре, а отправка всегда требует ручного подтверждения, с фиксированными правилами копии, чтобы invoice@ и руководство каждый раз были в курсе.
Сверка в конце месяца, которая съедала целый день, превращается в разбор исключений.
Банковские и карточные выписки принимаются в PDF или CSV, и каждая строка сопоставляется со счетами в системе по номеру, сумме, валюте (с пересчётом по курсу), дате и названию контрагента.
Документ может быть закрыт только один раз. Сначала применяются точные совпадения, а всё, что менее чем точно, помечается как «вероятное», а не выдаётся за факт.
К несопоставленной строке можно прикрепить документ, отметить, что счёта по ней нет, или отменить действие. Хватает трёх кнопок, таблица не нужна.
Скачайте счета по выбранным строкам одним ZIP с именами файлов по строкам выписки, а всю выписку в виде цветного файла Excel.
По каждому счёту отслеживаются оплата, частичная оплата, неоплата и просрочка, а цепочка «счёт → платёж → возврат» видна в карточке клиента как дебет, кредит и сальдо.
Закажите 30-минутное демо. Мы запустим его на вашем настоящем почтовом ящике и покажем документы, которые он найдёт, распознает и сопоставит.
Записаться на демоРасскажите про ваш отдел продаж и целевые рынки. Мы ответим в течение одного рабочего дня, обычно намного быстрее.
📧 info@metasmartfactory.com
☎️ +386 41 441 757
🏢 Meta Smart Factory d.o.o., Dunajska cesta 106, 1000 Любляна, Словения
🏛️ Технический офис · Вена, Австрия
🌐 www.metasmartfactory.com
💼 LinkedIn · YouTube
🌍 Партнёрская сеть в Турции, Саудовской Аравии, Пакистане, Бразилии, США, Канаде, Великобритании, Франции, Хорватии, Сербии, Южной Корее, Индонезии, Мексике и не только
💬 Или просто спросите чат-ассистента в углу экрана →